Kaizen và mô hình 5s là gì trong văn hóa công ty Nhật

Ngày nay, phương pháp Kaizen và mô hình 5s đã được ứng dụng nhiều trong mô hình doanh nghiệp. Vậy phương pháp Kaizen là gì và mô hình 5s là gì mà các doanh nghiệp Nhật Bản lại sử dụng rất nhiều? Chúng ta cùng tìm hiểu qua phương pháp này cũng như mô hình tiêu chuẩn 5s trong quản lý chất lượng để áp dụng cho doanh nghiệp mình nhé!

Phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen trong tiếng Nhật là chữ cải thiện (改善)  có nghĩa là cải thiện hay tiến bộ. Trong kinh doanh, Kaizen có nghĩa là sự tích lũy từ nhỏ thành lớn. Là việc luôn tìm kiếm và giải quyết vấn đề một cách tận gốc. Trong sản xuất, nó có nghĩa là sự cải tiến liên tục công việc của nhân viên trong dây chuyền sản xuất giúp cho công việc được thuận lợi hơn và phát triển hơn.

Triết lý Kaizen xuất hiện sau chiến tranh thế giới thứ 2. Từ khi xuất hiện, nó đã là triết lý cho rất nhiều doanh nghiệp Nhật Bản thực hiện theo. Khi áp dụng triết lý này vào công việc thì tất cả các nhân viên trong một tập thể đều có thể đưa ra những cải tiến trong công việc dù là nhỏ nhất để nâng cao chất lượng công việc lên. Theo triết lý này, sức sáng tạo của con người được cho là vô hạn.

Có 3 phương pháp được nhiều người áp dụng khi thấm nhuần triết lý này. Đó là:

• Quy tắc 5s: Giúp cho môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và khoa học.
• Phương pháp JIT: hay còn gọi là Just in time. Nó giúp người nhân viên có thói quenđúng thời hạn trong kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Thành công nhất trongviệc áp dụng phương pháp này có lẽ phải kể đến hãng xe Toyota Nhật Bản.
• PDAC: với 4 phương pháp Plan, Doing, Check và Act nó giúp quy trình làm việc được tối ưu và hiệu quả hơn.

>> Tham khảo dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật của Aibo Việt Nam

Lợi ích mà triết lý Kaizen mang lại

Để nói đến lợi ích của triết lý Kaizen mang lại, phải nhắc tới công ty Toyota. Nhờ việc áp dụng phương pháp Kaizen mà Toyota đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc vào các vấn đề như hàng tồn kho, thời gian vận chuyển hay đi lại của công nhân. Nó giúp xóa bỏ đi những dư thừa trong hoạt động sản xuất cũng như lắp ráp xe hơi.

Từ ý tưởng đến thực tế

Triết lý Kaizen làm cho những người công nhân tăng khả năng sáng tạo và áp dụng nó để công việc diễn ra hiệu quả hơn. Triết lý này đốc thúc người công nhân làm việc với sự nhiệt tâm, nhiệt tình và không ngừng sáng tạo ra cái mới để chất lượng công việc được cải thiện hơn.

Thấy việc vận chuyển tốn nhiều thời gian, các công nhân Toyota đã tự chế ra xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Nó đã giúp cho Toyota tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc mua xe chở hàng. Thấy tốn thời gian trong việc cung cấp nguyên liệu cũng như trong việc sắp xếp hàng tồn kho, Kaizen cũng thúc đẩy công nhân sáng tạo ý tưởng.

Từ đó,công nhân chỉ dự trữ một lượng nhỏ dựa trên nhu cầu của khách hàng và thường xuyên bổ sung chúng khi khách hàng lấy hàng đi. Điều đó làm giảm những thao tác thừa cũng như giúp máy móc tăng năng suất lao động cũng như chất lượng công việc và giảm giá thành sản phẩm.

Vì bản chất của nó giúp tăng hiệu quả công việc nên Kaizen lôi cuốn những người lao động nhiệt tâm. Họ có điều kiện thỏa mãn niềm đam mê và hoàn thiện đam mê của mình. Từ đó, nó thu hút nhiều người tham gia tạo nên một phong trào trong công ty. Bản thân mình tin rằng, với một chế độ hợp lý cho công nhân cũng như môi trường thúc đẩy họ làm việc theo triết lý này sẽ làm cho sự sáng tạo và phát triển ngày một tăng, giúp công ty đi lên nhanh chóng.

Từ triết lý đến hành động

Chính vì hiểu được điều đó,các nhân viên của Toyota từ giám đốc cho đến nhân viên cấp thấp nhất cũng luôn hành xử với nhau như một chuỗi liên kết, một chuỗi tiết kiệm và cố gắng hết sức trong công việc cũng như tinh thần học hỏi lẫn nhau. Giám đốc John Robinson, một giám đốc từng làm trong tập đoàn này đã từng chia sẻ: “Chỉ cần một sai sót nhỏ trong quá trình thực hiện thì một nhân viên quèn cũng có thể dừng cả một dây chuyền tự động mà không cần sự đồng ý của quản lý”.

Để hiểu được triết lý Kaizen, các công ty cần thực hiện xây dựng chiến lược sau:

• Mỗi ngày là mỗi cải tiến, đề xuất và thực hiện những đề xuất.
• Thực hiện theo định hướng của khách hàng và luôn phải làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Quan trọng nhất chính là chất lượng sản phẩm. Đừng vì lợi nhuận trước mắt mà làm mất đi sự thịnh vượng sau này. Điều này chỉ đến được khi khách hàng hài lòng và thực sự hài lòng.
• Phải hiểu mọi công ty đều có điểm sai sót và chính từ việc xây dựng văn hóa công ty mà những người nhân viên trong công ty sẽ là người đưa ra ý tưởng cải tiến để hoàn thiện những thiếu sót đó.
• Phối hợp làm việc cùng nhau.
• Thiết lập định hướng tư duy để định hướng và cải tiến quá trình.
• Xây dựng hệ thống quản lý, khuyến khích và trả công xứng đáng cho những đóng góp ý tưởng về cải tiến cho tất cả mọi người nhân viên.

Mô hình 5s là gì? Lý do và ý nghĩa của quy tắc 5s

Triết lý nào cũng có phương pháp để xây dựng nên triết lý Kaizen cũng vậy. Nhưng ở phần đầu mình đã giới thiệu, triết lý này thực hiện trên 3 quy tắc, trong đó tiêu biểu nhất chính là quy tắc 5s. Vậy 5s là gì? Tiêu chuẩn 5s là gì? Mô hình 5s Kaizen là gì mà nó lại nổi tiếng đến như vậy?

5s là gì?

5s là một phương pháp quản lý trong quy tắc Kaizen. Đây là một phương pháp đơn giản nhưng giúp hiệu quả thực tế tăng rõ rệt. Nó giúp cải tiến môi trường làm việc và sắp xếp nơi làm việc. Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm hơn và mang lại an toàn hơn cho người lao động.

Phương pháp 5s được sử dụng rất nhiều trong các công ty sản xuất. Công ty nào áp dụng phương pháp 5s trong sản xuất này thì nơi đó chúng ta luôn thấy có một sự gọn gàng, sạch sẽ. Người làm việc cũng thấy thoải mái và năng suất làm việc được nhiều hơn.

Xuất hiện đầu tiên và thành công nhất chính là ở công ty Toyota như mình đã nói ở trên. Nhưng xuất hiện ở Việt Nam vào năm 1993 và người mang phương pháp này tới Việt Nam cũng là một công ty Nhật. Hiện nay, phương pháp này rất thịnh hành ở Việt Nam. Để hiểu rõ về mô hình 5s cũng như nắm được 5s là gì bạn hãy xem tiếp nhé!

5s gồm những phương pháp nào?

Phương pháp 5s bắt đầu bằng 5 chữ S tiếng Nhật như sau:

• Sàng lọc (Seiri – 整理): đúng theo tiếng Nhật có nghĩa là chỉnh lý. Nó có nghĩa là chỉnh sửa,chỉnh đốn hay cắt giảm những thứ không cần thiết nơi làm việc.
• Sắp xếp (Seiton -整頓): tiếng Nhật có nghĩa là chỉnh đốn. Nó có nghĩa là gọn gàng, ngăn nắp hay nói chính xác hơn là sự sắp xếp ngọn gàng,ngăn nắp. Đặt mọi thứ đúng chổ để tiện sử dụng và để người khác khỏi lấy nhầm.
• Sạch sẽ (Seisou -清掃): tiếng Nhật là thanh tảo. Nghĩa của nó là sự quét tước, dọn dẹp. Ở đây có nghĩa là cần vệ sinh, lau chùi những thứ bẩn tại nơi mình làm việc để môi trường sạch sẽ hơn.
• Săn sóc (Seiketsu -清潔): tiếng Nhật có nghĩa là thanh khiết. Nghĩa của nó là thanh khiết, sạch sẽ. Nhưng trong quy tắc nó lại là định hướng việc làm cho 3 quy tắc ở trên. Quy tắc này đặt ra tiêu chuẩn để hoàn thiện các quy tắc khác và luôn tuân thủ quy tắc để hoàn thiện công ty.
• Sẵn sàng (Shitsuke -躾): nghĩa là kỹ luật. Quy tắc này muốn con người tạo thói quen tự giác và tuân thủ nghiêm túc các quy định nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng.

Lợi ích mà phương pháp 5S mang lại

Việc áp dụng phương pháp 5s sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích rất lớn. Tuy quá trình thực hiện sẽ rất lâu nhưng khi thành công thì hiệu quả của nó cũng bất ngờ. Cụ thể như sau:

Đối với nhân viên công ty

• Tiết kiệm được thời gian làm việc
• Dể dàng làm việc và phát triển bản thân hơn.
• Tạo ra bầu không khí làm việc cởi mở, đoàn kết cùng nhau phát triển.
• Đảm bảo được sức khỏe khi làm việc
• Nâng cao năng suấtlao động

Đối với công ty

• Mặt bằng kho bãi được xử lý bỏ đi những phần thừa làm cho kho bãi rộng rải giải quyết được vấn đề xuất nhập hàng.
• Loại bỏ những vật dụng thừa thải
• Cải tiến năng suất lao động
• Nâng cao được chất lượng sản phẩm
• Giảm thiểu chi phí
• Giao hàng đúng hạn cho khách hàng
• Đảm bảo an toàn cho người lao động
• Nâng cao tinh thần làm việc cho nhân viên

Xây dựng mô hình 5s cho doanh nghiệp bạn

Phần lớn người lao động Việt Nam có thói quen giữa lại những đồ dùng đã xài vì nghĩ rằng sẽ có lúc khác cần xài. Đó chính là lí do vì sao trong các kho bãi của người Việt thường có nhiều đồ không được sử dụng.

Thứ 2 nữa là môi trường làm việc khá bừa bộn. Đặc biệt thấy ở các công ty vừa và nhỏ thì càng bừa bộn hơn. Lúc cần tìm kiếm đồ đạt thì thật sự khó khăn.

Thứ 3 nữa là vì công ty còn nhiều vấn đề cũng như việc luân chuyển giấy tờ hết sức rườm rà làm tốn nhiều thời gian.

Cuối cùng là vì doanh nghiệp Việt khi mới mở công ty phần lớn chưa xây dựng mô hình doanh nghiệp và văn hóa công ty. Vì vậy rất cần một mô hình để tối ưu doanh nghiệp bạn. Và nếu như bạn xây dựng công ty thì hãy nghiên cứu mô hình 5s là gì và thử áp dụng mô hình 5s sau đây.

Mục tiêu chương trình

• Xây dựng ý thức cho nhân viên luôn tự cải tiến và đưa ra những đề xuất cải tiến công việc hiệu quả hơn.
• Xây dựng tinh thần đồng đội, liên kết nội bộ giữa các phòng ban vàchính trong từng phòng ban.
• Phát triển được vai trò lãnh đạo cũng như các cán bộ quản lý qua nhữnghoạt động thực tế.

6 bước thực hiện mô hình 5s

• Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
• Bước 2: Phát động chương trình. Áp dụng cho toàn công ty.
• Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh. Là lần đầu tiên nên kết hợp dọn dẹp nhé!
• Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri
• Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seisou hàng ngày. Nhớ áp dụng liên tục nhé!
• Bước 6: Đánh giá định kỳ

Những yếu tố quyết định thành công trong mô hình 5s là gì?

• Đào tạo nhân viên để họ hiểu được ý nghĩa của 5s để họ hiểu và nhận thức được việc mình sẽ làm.
• Mọi người phải tự nguyện tham gia, không ép buộc bất kì ai.
• Mọi người phải luôn ý thức để cải tiến công việc sao cho thuận lợi nhất.
• Tìm ra những khu vực không an toàn, nơi làm việc không tốt để cải tiến.
• Cần ngăn nắp tại nơi làm việc, giữ vệ sinh chung.
• Luôn suy nghĩ làm sao để công việc thuận tiện nhất mà tiết kiệm thời gian, tiền bạc.
• Đưa ra những bằng chứng để nhân viên phải tăng cường hoạt động theo mô hình 5s.
• Thực hiện không ngừng chương trình 5s để duy trì và cải tiến công tác quản lý.
• Lãnh đạo phải có sự hiểu biết và ủng hộ nhân viên trong việc thực hiện quy trình 5s này.
• Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.

Trên đây là những hướng dẫn sơ qua về việc giải thích mô hình 5s là gì hay mô hình 5s cho công ty Việt Nam xây dựng. Vì Aibo Việt Nam chúng tôi cũng đang xây dựng mô hình này nên cũng không biết chia sẻ gì nhiều cho bạn đọc. Trong tương lai chắc chắn mình sẽ bổ sung thêm khi phát sinh vấn đề để bạn đọc có góc nhìn chính xác hơn. Tiếp theo mô hình 5s mình sẽ nói sơ về mô hình JIT (Just In Time) để bạn biết JIT là gì cũng như cách vận hành phương pháp này song song với mô hình 5s nhé!

>>> Mẫu câu chào buổi sáng bằng tiếng Nhật chuẩn nhất

JIT là gì? Điều kiện và lợi ích khi áp dụng phương pháp JIT

JIT là gì?

JIT là từ viết tắt của Just In Time. Đây là một khái niệm trong sản xuất hiện đại do hãng Ford tạo ra nhưng áp dụng thành công nhất cũng lại là Toyota. JIT trong sản xuất có nghĩa là đúng sản phẩm, đúng số lượng,sản xuất đúng nơi và vào đúng thời điểm cần thiết. Cũng giống như mô hình 5s, những quy trình nào không tạo ra giá trị sẽ bị đào thải vứt bỏ đi chỉ sản xuất ra đúng nhu cầu của khách hàng mà thôi.

Chính vì vậy, JIT được áp dụng trong nhiều cơ sở sản xuất lớn. Nó như chuỗi một hệ thống điều hành sản xuất các luồng hàng hóa, vật liệu khép kín trong quy trình sản xuất.  Nó tạo ra tính liên tục không ngừng. Chính vì vậy mà hàng hóa sản xuất không bao giờ rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý hay không có lao động hoặc thiết bị nào phải đợi chờ để được vận hành cả.

Ghê gớm hơn, phương pháp này kiểm soát số lượng bán hàng cũng như luồng hàng để sao co khớp với số lượng hàng mà khách yêu cầu. Tránh tồn hàng và phát sinh thêm hàng tồn kho không cần thiết.

Mục tiêu của Just in time

Ở phần trên, các bạn đã biết Just in Time là gì. Tiếp theo đây, các bạn sẽ hiểu được mục tiêu của phương pháp này như thế nào nhé!

• Nói không với hàng tồn kho
• Không phải chờ đợi
• Chi phí phát sinh bằng không

3 mục tiêu này chính là 3 mục tiêu lớn nhất mà khi áp dụng JIT các công ty đều mong muốn thực hiện được. Và mình nhấn mạnh lại rằng, nếu là mô hình sản xuất thì áp dụng mới tốt được nhé!

Làm sao để áp dụng được phương pháp Just in time?

Để thực hiện phương pháp JIT một cách hiệu quả nhất và phát huy được tối đa mô hình này, điều đầu tiên là doanh nghiệp bạn sẽ phải thỏa mãn những điều kiện dưới đây:

• Công ty hoạt động với tính chất lặp đi lặp lại
• Sản xuất từng lô hàng nhỏ gần như nhau sẽ tốt hơn là làm một lô thật lớn rồi để hàng tồn kho.
• Luồng chảy hàng hóa phải liên tục sao cho những bước của công đoạn tiếp theo sẽ được làm ngay sau khi công đoạn trước đó hoàn thành.
• Mỗi công nhân chỉ cần làm một lượng sản phẩm đúng bằng lượng sản phẩm mà công đoạn tiếp theo cần tới.
• Kiểm tra sản phẩm có lỗi không để loại bỏ khỏi dây chuyền tránh mất thời gian và chi phí.
• Giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp phải gắng kết chặt chẽ với nhau.Tránh trường hợp sản xuất rồi không nhận hàng gây tồn kho.
• Công ty phải kết hợp nhiều biện pháp trong việc áp dụng luồng sản phẩm,khả năng tự kiểm tra lỗi sản phẩm và bình chuẩn hóa các công việc của nhân viên.

Nhìn thì đơn giản thế thôi. Chứ theo chia sẻ của bạn mình làm trong công ty may Nhật Bản thì mọi thứ diễn ra phức tạp hơn nhiều. Kiểm tra hàng mà lỗi một phát là chạy lại tốn sức lắm.

Những lợi ích mà mô hình JIT mang lại

• Giảm thiểu được hàng tồn kho và ứ đọng vốn
• Tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra
• Giảm được thời gian chờ đợi nhờ vậy mà tăng năng suất
• Linh hoạt trong thay đổi mẫu mã hay quy trình sản xuất nhờ sản xuất theo lô nhỏ.
• Công nhân trực tiếp tham gia sâu vào quy trình sản xuất.
• Giảm lượng lao động giám tiếp cho công ty.
• Ngoài những lợi ích này ra còn nhiều lợi ích khác nữa. Nhưng chắc chắn là bạn sẽ thấy phương pháp này thực sự tốt cho công ty theo mô hình sản xuất nhé!

Thì vì công ty mình là công ty dịch vụ nên mình không chia sẽ bạn được nhiều như mô hình 5s trên. Vì vậy phần thi triển mô hình các bạn tự nghiên cứu nhé!

>>> Yukata và Kimono khác nhau chỗ nào?

Kết luận

Vì phương pháp Kaizen, mô hình 5s hay JIT là những quy tắc, phương pháp mà các công ty Nhật Bản áp dụng rất nhiều và thành công nên mình muốn chia sẻ lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nếu quan tâm thì nghiên cứu phát triển.

Với góc nhìn thiển cận về mô hình này nên mình không chia sẻ được nhiều cho các bạn cũng như không trong khi chia sẻ có nhiều chổ mình cũng không có mạch lạc được nên bạn thông cảm nhé! Nhưng mình vẫn mong muốn mỗi doanh nghiệp nên có một văn hóa công ty để phát triển cho nhân viên của mình. Trên đây là chia sẻ của mình về phương pháp Kaizen và mô hình 5s là gì. Hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn đọc là doanh nghiệp Việt Nam!

Chúc bạn thành công!